Ha iniciado la modernización de su organización a través de la implantación de Nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, pero ¿está usted y toda su organización realmente preparada para los cambios que eso implica?
El éxito de una implantación tecnológica depende en gran medida del grado de compromiso del recurso humano en el proceso de modernización; esto implica una gran disposición para asumir los cambios que eso conlleva por parte de todos los integrantes de la organización.
Situación a nivel de directivos:
Los directivos de la empresa, en su papel de liderazgo, deben ser garantes del buen uso de los recursos tecnológicos y deben transmitir al resto de los colaboradores su confianza en el proceso de implantación tecnológica y su disposición al mayor aprovechamiento de dichos recursos para conseguir un alto grado de modernización..
A este nivel los directivos se plantean preguntas como: ¿Está el personal verdaderamente motivado al uso de los recursos tecnológicos? ¿Mis colaboradores están cumpliendo los procedimientos que incluyen a los sistemas informáticos? ¿Puedo confiar en la información que me brindan los sistemas? ¿Estoy basando mis decisiones en la información que obtengo de las operaciones de la empresa? ¿Sé donde y como conseguir la información que necesito? ¿Se está gestionando bien el conocimiento en mi departamento? ¿Hemos dispuesto buenos indicadores de gestión para evaluar el desempeño de mi departamento en este proceso de modernización? ¿De que forma puedo ampliar mi negocio aprovechando las oportunidades que ofrecen las nuevas tecnologías?
Situación a nivel de colaboradores:
Las nuevas tecnologías afectan el normal desenvolvimiento de las actividades de la empresa a nivel comunicacional, procedimental y operacional; y al ganar en eficiencia en estos procesos la organización se ve afectada por el cambio en su dinámica interna y en su crecimiento. Si la gestión del cambio a nivel del recurso humano no es llevada eficientemente, toda la organización puede verse atropellada por el proceso de modernización, produciendo desfaces en los niveles de cohesión, resistencia al uso de las tecnologías, subutilización de los recursos tecnológicos y, por consiguiente, un fracaso en la implantación tecnológica, despilfarro de la inversión y/o periodos traumáticos de adaptación.
Los proveedores de tecnología normalmente dan formación al personal en las operaciones básicas del sistema; ofreciéndole los manuales de usuario y administración del mismo, además de un servicio de helpdesk para la gestión de incidencias técnicas; pero la gestión del cambio en el recurso humano quedará en manos de la empresa desde el principio del proyecto de implantación hasta que la organización consiga su nivel óptimo de operación. La labor de los departamentos de recursos humanos se ve limitada en esta situación dadas sus labores rutinarias y al encontrarse imbuidos en la problemática y observarla desde una perspectiva poco técnica.
Los problemas a nivel comunicacional se producen por los cambios en los flujos de información interna y externa de la organización y la necesidad de segmentar la información en niveles jerárquicos sin que esto afecte negativamente la cohesión ni la gestión efectiva del conocimiento entre los departamentos o agencias de la organización. La posibilidad de disponer de “recipientes” comunes de datos e información para sustentar la gestión del conocimiento hace de vital importancia la participación del recurso humano en la alimentación de estos “recipientes” para hacer de estos una fuente confiable en el proceso de retroalimentación.
Las preguntas sobre este aspecto son: ¿La implantación tecnológica ha aumentado el nivel de cohesión entre los departamentos de mi organización? ¿Se está gestionando el conocimiento de manera eficiente? ¿Se están aprovechando todas las posibilidades de comunicación que ofrecen mis sistemas? ¿Ha contribuido el uso de comunicaciones digitales en el ahorro de recursos como papel, tintas, tiempo de entrega de documentos, desplazamientos de los colaboradores entre departamentos, etc.? ¿Está el personal aprovechando las fuentes de información de las que disponen ahora a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones?
A nivel procedimental el uso de las tecnologías implica adicionar pasos en los procedimientos que vienen dados por la interacción del personal con los sistemas informáticos. Por otro lado la capacidad de automatizar algunas funciones hace prescindibles ciertas actividades del personal y saltos en los procedimientos. Por ejemplo; un informe resumen periódico que antes lo realizaba un asistente, ahora lo puede solicitar personalmente el directivo al sistema, o una comunicación que antes tenía que enviarse a los proveedores, ahora la envía automáticamente el sistema. Esto hace que la dinámica de la empresa se vea afectada por los cambios en los procedimientos internos y externos; es decir las interacciones entre agentes internos y con agentes ajenos a la organización.
Sin una adecuada interacción del personal con los sistemas, estos serán incapaces de brindar una información fiable y completa para sustentar el proceso de toma de decisiones y las operaciones normales de la empresa. Es por esto la importancia de plantear bien los procedimientos y, sobre todo, cumplirlos.
Las preguntas que se consideran en este aspecto son: ¿Son conscientes los colaboradores de la importancia de una adecuada recolección de datos a través del cumplimiento de las interacciones con los sistemas? ¿Están los colaboradores dispuestos a cumplir a cabalidad los nuevos procedimientos para una adecuada recolección de datos? ¿Están bien diseñados los procedimientos para conseguir el mayor nivel de eficiencia? ¿Hay procedimientos repetitivos o innecesarios?
Los efectos del cambio tecnológico a nivel operacional vienen de la necesidad siempre presente en los procesos de cambio tecnológico de subir en los niveles de capacitación del personal. Por ejemplo; una persona acostumbrada a realizar sus actividades de forma rudimentaria, de pronto tiene que enfrentarse a un sistema informático. Ante la disyuntiva de prescindir de ese personal e incorporar personal más capacitado o enfrentarse a la natural resistencia al cambio; pues las organizaciones se ven en la necesidad de soportar periodos traumáticos de adaptación que afectan al dinamismo de la empresa siendo más perjudiciales cuanto más duros y prolongados son.
Por otro lado, si el proceso de modernización tiene éxito y las operaciones de la empresa presentan una subida en sus niveles de eficiencia y la empresa no está preparada para asumir el crecimiento al ritmo acelerado que impone el proceso de modernización, la organización podría verse atropellada por su propio éxito.
Las preguntas que se hace el personal operativo son: ¿Me van a despedir si no aprendo a usar este sistema? ¿De que forma afectará este cambio mi desempeño? ¿En cuanto tiempo podré dominar este cambio? ¿Seré capaz de utilizar al máximo este sistema informático? ¿Sé como resolver todas mis necesidades de información con el sistema? ¿Cuáles son las limitaciones reales de este sistema? ¿Tengo con quien contar en caso de que no sepa resolver una situación?
En Málaga se están desarrollando servicios para hacer del cambio tecnológico y la modernización en las empresas una experiencia más llevadera, que la formación y la capacitación de los colaboradores en las nuevas tecnologías sea para ellos una iniciativa más estimulante y, sobre todo, que el empresario rentabilice más rápidamente la inversión en tecnología, agilizando el proceso de adaptación del personal y obteniendo un mayor provecho de los recursos tecnológicos.
